Management assistent

Jouw rol

Als managementassistent maak je deel uit van ons secretariaatsteam, dat bestaat uit zes gedreven medewerkers. Ons team heeft als standplaats Breda en bestaat uit drie secretaresses die direct voor de bestuurders werken en drie managementassistenten. Door het vertrek van een van onze managementassistenten zoeken wij een nieuwe collega. De managementassistenten ondersteunen het domein BMO (Bestuurs- en managementondersteuning) en verrichten daarnaast specifieke werkzaamheden voor de raad van bestuur, zoals het organiseren van (grote) bijeenkomsten met onze managers en de administratieve afhandeling van klachten en overeenkomsten. 

Binnen BMO werken verschillende teams, zoals Juridische zaken, Kwaliteit en Veiligheid, Communicatie, Strategie, Beleid en Projecten en diverse programmamanagers. De manager BMO stuurt deze teams aan. 

Wat ga je doen

Elke dag is een nieuwe uitdaging! Je stelt prioriteiten, werkt efficiënt en speelt flexibel in op ad-hoc verzoeken. We werken hard, maar er is ook ruimte voor gezelligheid. 

• Je ondersteunt de BMO-manager, het BMO-team en programmamanagers door vergaderingen voor te bereiden, te notuleren en complexe afspraken te maken. 
• Je biedt secretariële ondersteuning aan de steunstichting van Thebe. 
• Je werkt mee aan de organisatie van diverse bijeenkomsten van het management, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering. 
• Je organiseert, samen met collega’s van inkoop en communicatie, het gehele proces rondom de uitgifte van eindejaars- en andere geschenken aan alle medewerkers en vrijwilligers van Thebe. 
• Je zorgt voor een vlekkeloze administratieve verwerking van bezoeken, gesprekken en meldingen voor de Inspectie Gezondheid en Jeugd (IGJ). Dit doe je in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris. 
• Je verricht dagelijkse administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals de beantwoording van telefoon en e-mail. 
• Je draagt zorg voor ons ontmoetingscentrum Thebe Vredenburcht, onder andere door het ontvangen van bezoekers en het zorgen voor vergaderruimten.  
• Je registreert binnengekomen klachten aan de raad van bestuur en biedt administratieve ondersteuning bij de afhandeling hiervan. Ook hier werk je nauw samen met de bestuurssecretaris.  
• Je draagt zorg voor een correcte afwikkeling van overeenkomsten voor de raad van bestuur. 

Het secretariaat BMO verricht nog diverse andere taken. Afhankelijk van jouw interesses en mogelijkheden binnen het team, geven we hier samen invulling aan. 

Over jou

Als managementassistent binnen BMO sta jij stevig in je schoenen en ga je geen uitdaging uit de weg. Je werkt zelfstandig en gestructureerd, maar weet ook wanneer teamwork nodig is. 

• Je hebt een secretariële opleiding en/of secretariële ervaring op hbo-niveau;  
• Je hebt ruime ervaring met MS Teams en andere softwarepakketten. Ervaring of interesse in AI is een pré. 
• Je bent proactief, oplossingsgericht, flexibel en denkt mee over verbeteringen in werkwijzen en procedures. 
• Je behoudt het overzicht in een drukke en dynamische omgeving. 
• Je vindt het fijn om te werken binnen een team.  
• Je bent stressbestendig, organisatiesensitief en accuraat in werken en communiceren. 
• Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie. 
• Je bent in ieder geval beschikbaar op dinsdag en vrijdag.  
• Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is verplicht voor deze functie. 

Wij bieden

• Een betekenisvolle en afwisselende baan in een dynamische omgeving met veel vrijheid en verantwoordelijkheid. 
• Een functie voor 32-36 uur per week 
• In eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met vooruitzicht voor onbepaalde tijd. 
• Het Welkom bij Thebe-traject in de eerste maanden dat je bij Thebe in dienst bent. Dit zorgt voor een zachte landing en de mogelijkheid om Thebe goed te leren kennen. 
• Een goed arbeidsvoorwaardenpakket (conform CAO VVT). Het salaris voor deze functie is min. € 3.050,60 max. € 4.102,26. 
• Interessante (collectiviteits)kortingen. 
• Op ieder niveau volop ruimte om jezelf verder te ontwikkelen of door te groeien. 
• Binnen ons team is het mogelijk om één dag per week thuis te werken. 

Solliciteren

Ben jij de managementassistent die wij zoeken? Solliciteer direct met je CV en motivatie!  

Wil je meer weten over de vacature? Neem dan contact op met Mijnie van der Stoel, managementassistent BMO, tel.nr. 06 23273085 of Marieke van Bommel, manager BMO, tel.nr.  06 26452210.  

De gesprekken vinden plaats op donderdag 11 december in Tilburg (eerste ronde) en op 15 december in Breda (tweede ronde).  

📅 Solliciteren kan tot dinsdag 9 december.    

We kijken uit naar jouw sollicitatie! 

Over Thebe

Als je bij Thebe werkt, dan werk je volgens De Bedoeling. Dat betekent o.a. dat we staan voor professionele zorg en de nadruk leggen op zelf, thuis & technologie.  De kernwaarden van Thebe spelen een belangrijk rol in jouw werk. Binnen jouw werk voel je je verantwoordelijk om de juiste dingen te doen en haal je dagelijks het beste uit jezelf. De mens staat altijd centraal en samen met de cliënt, naasten en vrijwilligers geef je professionele zorg op maat. Zo werk je verbindend met de cliënten en naasten, maar ook met je collega’s. Je bent altijd op zoek naar vernieuwing. Je wacht niet af, maar durft de dingen die beter of anders kunnen te benoemen en aan te pakken.  

Waarom het zo fijn is om bij Thebe te werken? Dat is de WAUW van Thebe.